Como fazer um plano de comunicação interna

 

A comunicação interna existe sempre, mesmo que sua empresa nunca tenha definido uma política de comunicação. As conversas de corredores ou durante a pausa para o café são um espaço privilegiado para a comunicação interna. A diferença é que uma política de comunicação interna é uma forma eficaz de combater rumores, estimular o envolvimento dos seus empregados nos projetos da empresa e instaurar um clima de confiança. 

Faça o diagnóstico interno 

Não se esqueça que, comunicar é antes de tudo, ouvir. Para conhecer as percepções e expectativas dos empregados, escute-os. Ao fazer isto, estará executando o diagnóstico da sua empresa e simultaneamente valorizará seus empregados.   

Antes de avançar com o plano de comunicação interna, deve procurar conhecer o estado social da sua empresa:

- Saiba quais são as expectativas dos seus empregados em relação à empresa e ao seu futuro no seio desta;

- Analise se a política interna tem sido coerente com a política geral e a cultura da empresa;

- Se o tipo de veículos de informação que têm sido utilizados para a comunicação interna estão adequados aos alvos ou se nem sequer existem;

O diagnóstico interno pode ser realizado através de um questionário claro, neutro, lógico e progressivo (sempre do geral para o particular). Este tipo de ação é mais fácil de executar numa pequena empresa, mas para estruturas com mais de 200 empregados é preferível optar por um sistema de amostragem representativa. A amostragem deve ser composta no mínimo por 60 pessoas que possam representar todos os setores da empresa nos diversos cargos, idade e sexo.  

Visitas aos setores da empresa permitem uma melhor compreensão de algumas situações apresentas na entrevista e não podem ser descartadas.

A postura da direção no que se refere a comunicação interna também é um foco de análise, principalmente nas seguintes questões:

• Qual o papel da direção na transparência das informações?

• As chefias têm um papel importante na divulgação da informação?

• A direção apoia claramente as chefias nesta ação?

Por ultimo, é importante conhecer qual a identificação da cultura da empresa e de que modo ela é percebida por todos os colaboradores internos. A história, as atividades, os valores, e os sinais que a identificam, forma a cultura de cada organização única e toda sua comunicação deve transmiti-la

Organize o plano de comunicação 

A partir do diagnóstico interno devem ser identificados os pontos fortes e fracos da atual política de comunicação, da cultura da empresa, as percepções e perspectivas dos empregados. Identificados estes aspectos, a direção deve reunir-se com a equipe para definir de forma participativa os objetivos da comunicação interna.

A identificação desses alvos da comunicação interna é essencial para o sucesso do projeto. Lembre-se que sua empresa é constituída por diversas pessoas e grupos. Quando se transmite uma mensagem é fundamental definir a quem se dirige. Por exemplo, se pretende comunicar com um grupo de funcionários com um nível de instrução muito baixa, não terá sucesso se o fizer utilizando uma linguagem complicada. 

Só depois se partirá para a definição dos objetivos da política de comunicação interna e será a partir daqui que deverá estudar os meios a utilizar no plano de comunicação.

Na definição dos objetivos é preciso não esquecer que para ser facilmente executável, a política de comunicação deve ser: 

• Transparente: não pode haver uma situação de secretismo.

• Simples: para ser de fácil execução.
• Realista: porque caso não seja reconhecida, dificilmente será aceita.

O plano de comunicação só terá sucesso se houver um compromisso real por parte da direção e se os meios escolhidos forem adequados aos seus objetivos e públicos.

É importante definir quem é que vai dirigir este plano de comunicação. Nas grandes organizações é cada vez mais comum o cargo de diretor de comunicação. Em empresas de menor porte o cargo não existe e a situação de quem ficará responsável é menos clara. Muitas vezes, as funções acabam sendo desempenhadas pelo departamento de marketing ou recursos humanos ou por um dos gestores. Outra hipótese é recorrer a uma agencia de comunicação que apoie a empresa nessa área.

Conheça as ferramentas para comunicar com eficiência

Definidos os objetivos do plano de comunicação, cabe ao responsável pela gestão do plano identificar os suportes mais eficazes para tonar a comunicação uma ferramenta do dia a dia.

A definição dos meios depende da dimensão da empresa e do orçamento que foi disponibilizado para a execução do plano de comunicação.

Podem ser utilizados

• Meios orais;
• Meios escritos;
• Meios audiovisuais;
• Novas tecnologia;

Analise as vantagens e os custos das opções disponíveis antes de considerar a melhor para sua empresa ou para responder a uma determinada situação.

Reunião

Vantagens: É um dos meios mais eficazes para comunicar de forma ativa. É imediato e transmite informação com referencia.

Desvantagens: Excesso de reuniões acaba por provocar desinteresse.

Quadros de aviso

Vantagens: Simples, de fácil gestão e adequado para todo tipo de mensagens. Indicado para informar comunicados, aspectos legais e ações da empresa.

Desvantagens: Custo variável (depende se do formato do quadro, por exemplo).

Folheto

Vantagens: Dá a conhecer as novidades da empresa e todas as ações. Chega a toda equipe.

Desvantagens: Dispendioso.

Manual de acolhimento

Vantagens: Apresentação da empresa e dos seus procedimentos. Facilita a integração.

Desvantagens: Leva tempo até sistematizar.

Carta ao pessoal

Vantagens: Documento assinado pelo administrador ou diretor focando aspectos importantes da vida da empresa. Dirigida e personalizada. Eficiente no combate a rumores.

Desvantagens: Pode ter interpretações erradas, se não for objetiva.

Pesquisas

Vantagens: Diagnóstico do clima da empresa. Permite a expressão das opiniões dos colaboradores.

Desvantagens: Tempo na realização e análise.

Caixa de sugestões 

Vantagens: Encoraja o espirito de iniciativa, a criatividade e a participação. Possibilidade de todos os colaboradores darem sugestões.

Desvantagens: Custo da aquisição da caixa e consulta das sugestões regularmente.

Jornal da empresa

Vantagens: Pode ser distribuído na empresa, ou para o domicilio dos funcionários. Considerado por muitos como um canal de comunicação de referencia.

Desvantagens: Dispendioso, envolvimento de pessoal especializado ( jornalistas, assessor de imprensa), tempo de redação, impressão e distribuição.

Intranet / Redes sociais

Vantagens: Adapta-se facilmente a empresas de pequeno, médio ou grande porte. Permite a circulação rápida de informações e pode facilitar o processo burocrático.  

Desvantagens: Varia de acordo com o grau de estrutura digital da empresa.

Email

Vantagens: Pode ser utilizado por empresas de várias dimensões, sobretudo por aquelas que não tem uma intranet. É um meio rápido e barato de envio de uma newslestter interna ou informação flash.

Desvantagens: É necessário a existência de um programa que tenha acesso aos endereços de e-mails de toda a empresa.

Bibliografia

Almeida, Vítor; A Comunicação Interna na Empresa; Práxis

Béon, Philippe; Como Desenvolver a Comunicação na Empresa; Publicações Europa-América

APECOM (Associação Portuguesa das Empresas de Conselho em Comunicação e Relações Públicas)

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Osvaldo Melo é psicólogo de formação com MBA em gestão de pessoas e coaching; vem atuando de forma generalista na área organizacional com gestão, planejamento e controle dos diversos processos e subsistemas de RH. Idealizador do blog RH Acima da Média, atualmente ministra disciplinas na pós graduação em gestão de pessoas da UNIFACOL e  FAFIRE, também realizando palestras no âmbito das relações humanas, liderança e desenvolvimento profissional.

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