Dicas para aumentar a produtividade em RH

O RH é uma área que passou por uma profunda revolução nos últimos tempos. De um setor que era visto como responsável por atribuições puramente burocráticas, ou seja, aquelas relacionadas à admissão, demissão e benefícios de funcionários, a área passou a assumir uma condição de protagonista para o sucesso.

 

Isto tem a ver com a transformação do setor de Recursos Humanos em uma área estrategica (o famoso RH Estratégico), na qual esta área se responsabiliza por questoes cruciais como retenção de talentos, aplicação de cultura organizacional, e claro, os processos de recrutamento e seleção.

Esse novo papel na gestão de pessoas faz com que o RH seja diretamente responsável pela satisfação e resultados dos funcionários da empresa. Entretanto, para que isso aconteça, é preciso criar estratégias para otimizar a produtividade do RH. 

Aumentar a produtividade deste setor tão crucial para os negócios é o primeiro passo para a sua empresa prosperar. A quantas anda a produtividade da sua equipe de gestão de pessoas? Quais são os gargalos que estão impedindo a alta performance? Isto pode ter a ver com muitas questoes, desde a ausência de metas claras até a falta da implementação de tecnologias.

Dito isto, se a sua equipe de RH trabalhar produtivamente, os outros departamentos naturalmente se inspirarão nela. E para que isso aconteça, nós vamos te mostrar sete passos para aumentar a produtividade no RH. Confira:

Investimento em tecnologia

Ao mesmo tempo que o RH passa a ser um setor estratégico dentro da empresa, é preciso ter cuidado para que não haja um acumulo de atividades na área. Isto normalmente ocorre por conta das atividades operacionais que consomem horas dos colaboradores em planilhas improdutivas.

Para otimizar os processos, é preciso investir em automação para esses processos mais repetitivos, o que evita inclusive a incidência de falhas.

A tecnologia, entretanto, também pode ser aplicada ao "core business" do RH. Podemos citar os softwares de recrutamento e seleção, que ajudam na triagem dos candidatos. O próprio Big Data também propicia o armazenamento de informações valiosas para este tipo de seleção. 

Os recursos tecnológicos também podem ser utilizados para a realização de entrevistas à distancia, por videoconferências, especialmente nas primeiras etapas. Este tipo de recurso, além de ser mais cômodo para as duas partes e reduzir a distancia nos processos seletivos, também é capaz de reduzir custos. Portanto, não há como falar em melhoria da produtividade do RH sem tecnologia.

Defina processos

Esta pode não parecer uma atribuição direta do RH, ms a partir do momento que o setor se responsabiliza por questoes como a retenção de talentos e a motivação dos funcionários, é preciso que esses processos sejam bem definidos para que a equipe siga um modus operandi, delegando obrigações de acordo com cada função.

Assim, a sua empresa se adaptará mais facilmente não apenas em caso de troca de funcionários, mas também em uma eventual ausência de algum membro da sua equipe. Em um cenário de RH estratégico, este é um dos itens mais importantes para que a produtividade da equipe não seja comprometida.

Definição de metas

Parece clichê, e talvez seja mesmo, mas a criação de metas bem estabelecidas certamente será capaz de aumentar a produtividade da sua equipe de RH. Tenha ciência que as metas estabelecidas sejam alcançáveis, sob o risco de colocar a própria motivação do setor em jogo - e como dito anteriormente, se o RH não é visto como exemplo, os outros setores também naufragam.

Você pode basear suas metas no conceito SMART, um acrônimo em inglês que considera cinco atributos: especifico, mensurável, atingível, relevante e temporal. Você também pode trabalhar com a metodologia OKR (Objectives and Key Results), que são baseados em metas mais genéricas a ser fragmentadas em resultados-chave mais específicos, de curto prazo.

Invista em indicadores de desempenho

Os KPIs, ou indicadores chave de desempenho, são fundamentais para melhorar a produtividade da sua equipe de RH e saber identificar gargalos internos. Há diversas possibilidades de medir as questões ligadas à gestão de pessoas, como o índice de turnover (ou seja, a rotatividade da equipe), investimentos em treinamento e desligamento, o tempo médio para novas contratações, o grau de assiduidade da equipe, entre outras possibilidades.

Na era da transformação digital, absolutamente tudo é mensurável -  e precisa ser. Isto facilita não apenas a criação de metas inteligentes, como também a tomada de decisão do próprio RH.

Treinamentos

Ao passo que o RH se responsabiliza pela formação de lideranças a partir de treinamentos, também está claro que a própria equipe de Recursos Humanos também precisa de treinamento e desenvolvimento, tornando possível o crescimento da equipe em todos os âmbitos (pessoal e profissional), contribuindo assim para a produtividade do time.

Profissionais bem treinados com maior assertividade, cometem menos erros e contribuem de forma mais direta para o crescimento da empresa. Identifique o melhor tipo de treinamento para os seus colaboradores (os indicadores de desempenho podem fornecer insights importantes) e impulsione as atividades do setor.

Reuniões periódicas

Assim como os treinamentos, as reuniões também podem ser uma importante ferramenta para motivar os colaboradores (especialmente ao reconhecer bons resultados) e, assim, aumentar a produtividade. São reuniões acima de tudo objetivas, focadas na apresentação dos resultados e nos caminhos a serem seguidos para melhorar a gestão de pessoas.

A partir do momento que a sua equipe tem esse feedback mais direto, você constrói uma equipe alinhada com o mesmo objetivo e que sabe como deve agir para que os resultados sejam constantemente melhorados.

Engajamento com as tendências

Hoje, num mercado de trabalho tão dinâmico como o RH, é fundamental que o setor seja engajado para cumprir às exigências do mercado e manter a sua empresa competitiva. Um trabalho de excelência no setor depende de várias questões sendo uma das principais a questão da cultura organizacional, na qual são determinados a visão, a missão e os valores da empresa que serão transmitidos para o restante dos colaboradores.

Artigo de Karoline Américo

Disponível em: https://velti.com.br/7-passos-para-aumentar-a-produtividade-no-rh/

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Osvaldo Melo é psicólogo de formação com MBA em gestão de pessoas e coaching; vem atuando de forma generalista na área organizacional com gestão, planejamento e controle dos diversos processos e subsistemas de RH. Idealizador do blog RH Acima da Média, atualmente ministra disciplinas na pós graduação em gestão de pessoas da UNIFACOL e  FAFIRE, também realizando palestras no âmbito das relações humanas, liderança e desenvolvimento profissional.

Siga: @osvaldopmelo | @acimadamedia_rh 

7 Erros que o RH não deve cometer

 

Trabalhar com recursos humanos além de ser desafiador, é algo que requer bastante dedicação. Muitos profissionais de RH têm buscado especializar-se para cada vez mais promover de forma positiva a gestão de pessoas dentro das organizações.

 

As possibilidades de atuação e de asserto são inúmeras, assim como, as chances de revés e de erro. Eu, por exemplo, já errei muito no planejamento de determinado projeto, na implantação de determinada ação e até mesmo por falta de conhecimento e maturidade profissional.

Acredito sim que o erro faz parte do processo de evolução, mas pensando em minimizar os danos que eles podem causar, e até mesmo otimizar a atuação de todos aqueles que desejam ser mais assertivos na profissão, reuni os 7 erros que o RH não deve cometer. 

1. Não entender do negócio

É muito comum no RH e muito comum nos demais setores da organização, as pessoas não conhecerem o negócio em sua totalidade. o profissional de recursos humanos precisa conhecer o plano estratégico da empresa, seus processos, seu produto e como a engrenagem funciona. As ações do RH devem estar alinhadas ao plano estratégico da organização.

2. Recrutar e selecionar pessoas através de informações subjetivas

Fazer uso apenas no "filem" ou da intuição pode comprometer sobremaneira essa rotina que é essencial para o sucesso do  negócio. Ser assertivo no recrutamento e seleção significa mapear competências e mensurar comportamento. Quanto mais dados o recrutador tiver para realizar sua escolha na contratação, menor será as chances de erro.

3. Não ter os líderes como parceiros

Não só a liderança mas todos os colaboradores precisam ser parceiros do RH. Muitas vezes o departamento de recursos humanos é visto como um setor ameaçador, um setor que burocratiza ou trás dificuldades e isso acaba comprometendo a ampliação das ações do RH. A medida que a liderança apoia, e os colaboradores tem uma percepção mais positiva, a ideia da gestão de pessoas e os objetivos da área são melhores disseminados.

4. Ser apenas reativo

O RH precisa se programar. É necessário ter um planejamento para estruturar melhor os processos e não ser apenas um "apagador de incêndios" reagindo a alguma demanda ou tendo que responder sempre de forma imediata. Organizar os processos através de politicas bem definidas torna o RH mais propositivo minimizando os imprevistos ou o excesso de demandas urgentes.

5. Não mensurar

A área de recursos humanos só se torna estratégica, só consegue participar das decisões com maior peso de influencia quando ela mensura os resultados. É Através da analise de dados que o RH consegue avaliar certos fenômenos de comportamento e de competências utilizando indicadores como clima organizacional, avaliação de desempenho, turnover, custos x faturamento, headcount, absenteísmo, hora extra, treinamento e desenvolvimento, leadtime, etc.

6. Má execução do processo de integração (onboarding)

Integrar bem é tão importante quanto recrutar e selecionar. Todavia, alguns acabam negligenciando essa etapa que é crucial para o novo colaborador entender a cultura da empresa, sentir-se bem recebido, sanar as dúvidas e realizar os treinamentos que irão permitir uma melhor adaptação e um melhor desempenho em seu período inicial de experiência.

7. Não conversar com as pessoas

Pode parecer clichê falar que o RH deve conversar com as pessoas, mas essa falta de comunicação acaba sendo comum em alguns casos. Entender de perto as necessidades dos colaboradores, tal como o clima organizacional é necessário para uma gestão de RH mais assertiva. A comunicação deve ser uma via de mão dupla. Os profissionais de recursos humanos também deve manter esse contato com os demais setores e suas equipes afim de estabelecer vínculos de confiança e oportunidades de parceria.

Por fim, não se desespere!

Ninguém precisa se desesperar se já cometeu ou está cometendo algum tipo de erro em sua vivencia profissional. Como disse no inicio, acredito que o erro faz parte do processo de desenvolvimento e amadurecimento da carreira. No começo, eu tinha muito medo de errar, me cobrava muito, ficava angustiado e isso me desgastava demais. O lado bom, é que toda essa pressão me fazia buscar ter mais foco, mais atenção na tarefa e estudar com mais profundidade o assunto.

Penso que a cobrança pessoal pode ser eficiente e deve sim existir, mas não de forma exagerada, a ponto de comprometer nossa saúde emocional. Vale sempre a pena buscar minimizar as chances de erro, mas com equilíbrio. Se errou, reconheça seu erro, reflita sobre ele e o mais importante, aprenda! Assim, teremos uma grande condição de ser um RH de sucesso. 

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Osvaldo Melo é psicólogo de formação com MBA em gestão de pessoas e coaching; vem atuando de forma generalista na área organizacional com gestão, planejamento e controle dos diversos processos e subsistemas de RH. Idealizador do blog RH Acima da Média, atualmente ministra disciplinas na pós graduação em gestão de pessoas da UNIFACOL e  FAFIRE, também realizando palestras no âmbito das relações humanas, liderança e desenvolvimento profissional.

Siga: @osvaldopmelo | @acimadamedia_rh 

Estruturando o processo de recrutamento e seleção

 

O desenvolvimento de um processo de R&S estruturado é essencial, não só para fomentar o processo de renovação cultural e revisão da estratégia da empresa, mas para ajudar aos líderes e ao Recursos Humanos (RH) a trazer as pessoas certas para o lugar certo. Esse processo estruturado também apoia o fortalecimento da imagem institucional como uma empresa atrativa no mercado de trabalho.

Sua correta utilização pode gerar diversas vantagens, como adequação de seus colaboradores a seus cargos, facilitando a motivação e a produtividade, redução da necessidade de treinamento, redução da rotatividade de pessoal, entre outros.

Minimizar o risco de insucesso de um processo de R & S tornou-se prioridade na área de RH, principalmente considerando a falta de conhecimento sobre as características culturais e desafios das empresas.

Conceito

O R&S é o processo de busca, avaliação e seleção de profissionais, cujo perfil mais se aproxima ao conjunto de competências considerado ideal para a empresa. É um processo comparativo, que analisa cada candidato frente ao perfil necessário (requisitos para o cargo, conhecimentos técnicos e competências) para o cargo em análise e em relação aos demais candidatos.

Etapas do recrutamento e seleção

Abertura da vaga

A abertura da vaga se dará após aprovação oficial conforme critério e disponibilidade orçamentária de cada departamento e alinhamento entre gestor solicitante e a área de RH, podendo ser motivada por uma substituição ou pelo aumento de quadro.

É importante que a solicitação da vaga contenha: cargo, remuneração, área destino, atividades, pré-requisitos (experiência, escolaridade, conhecimentos técnicos e específicos, entre outros), tipo de contrato de trabalho (efetivo, temporário, prestação de serviço, etc.) e motivo da contratação.

Recrutamento

1. Divulgar da vaga, interna e/ou externamente, contendo os requisitos definidos anteriormente, por meio dos canais de comunicação utilizados pela entidade.

2. Triar os currículos recebidos que atendam o perfil solicitado, os quais podem ser validados posteriormente pelo gestor solicitante.

3. Após a triagem dos currículos, os candidatos serão contatados, com o objetivo de ratificar o seu interesse na vaga, checar informações necessárias e convidar para permanência no processo.

Seleção

1. Processo de escolha do(a) candidato(a) mais adequado(a).

2. De forma geral, as etapas da seleção consistem em aplicação de provas, dinâmicas, avaliação de habilidade e psicológicas, entrevistas e outras.

3. Conforme as necessidades e características da posição que está sendo preenchida, serão investigados aspectos comportamentais, habilidades e conhecimentos específicos.

Ferramentas

• Provas/testes

As provas ou testes podem ser de assuntos gerais e/ou específicos, tendo por objetivo medir o grau de conhecimento técnico e prático dos candidatos. Exemplos: informática, cálculos, utilização de equipamentos/máquinas, redação, português, etc.

• Ferramentas de Assessment

São ferramentas que visam o mapeamento de perfil, mensurando e avaliando características específicas do indivíduo, suas reações a determinadas situações e modo de relacionar-se.

Atualmente, existem ferramentas de análise comportamental, motivadores, inteligência emocional, entre outras dimensões, oferecidas no mercado. O assessment poderá ser substituído por testes psicológicos, os quais só podem ser aplicados por Psicólogos.

• Dinâmica de Grupo

A dinâmica é utilizada para identificar comportamentos tais como liderança, capacidade para atuar em equipe, dinamismo, comunicação e outras competências comportamentais.

• Entrevista

A entrevista busca contribuir na escolha do candidato através de perguntas que objetivam avaliar o perfil profissional, investigar competências, esclarecer fatos e impressões que surgem ao longo do processo seletivo.

Sugestão de estruturação para entrevistas

Preparação: 

1. Elaboração prévia das perguntas a serem feitas;

2. Definição do tempo de duração da entrevista, bem como a escolha de um local apropriado, que evite interrupções.

Abertura: 

1. Pontualidade, mostrando respeito pelo candidato;

2. Criação de um clima positivo, sendo simpático e cordial na recepção, iniciando uma conversa geral, como por exemplo a facilidade na localização da empresa, o trânsito, como soube da vaga, etc.

Desenvolvimento: 

1. Clareza nas perguntas e objetividade nas respostas ao candidato;

2. Condução da entrevista de modo que o candidato sinta-se com liberdade para expressar o s fatos as eu modo, evitando prejulgamentos, suposições e conclusões precipitadas.

Encerramento: 

1. Disponibilidade para esclarecer dúvidas do candidato;

2. Explicação dos próximos passos do processo de seleção;

3. Agradecimento ao candidato pelo tempo dedicado à entrevista.

Emissão de parecer:

1. Elaboração pela área de RH de parecer sobre os candidatos, consolidando as informações obtidas no processo seletivo, subsidiando o gestor para a escolha do candidato.

Finalização do processo

A comunicação ao candidato aprovado deve conter a remuneração definida e possível data de admissão. Se aceito, deve-se comunicar ao gestor o encerramento do processo.

Se o processo tiver sido conduzido por empresa externa especializada, o feedback formal aos candidatos não aprovados deve ser feito pela mesma e acompanhado pelo RH. Caso o processo tenha sido conduzido internamente, deve-se proceder a comunicação aos candidatos não aprovados, através de envio de e-mail de agradecimento pela participação e informar o encerramento do processo.

Recomenda-se que para os finalistas não aprovados, a comunicação pode ser mais detalhada, explicitando os aspectos analisados e os pontos a desenvolver, enfatizando que o mesmo continua no banco de dados de candidatos para futuras vagas. Algumas empresas utilizam o “cadastro reserva” válido por um determinado tempo, em que caso haja outra vaga em que o candidato se encaixe perfeitamente, não há a necessidade de passar por todo processo seletivo novamente.

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Osvaldo Melo é psicólogo de formação com MBA em gestão de pessoas e coaching; vem atuando de forma generalista na área organizacional com gestão, planejamento e controle dos diversos processos e subsistemas de RH. Idealizador do blog RH Acima da Média, atualmente ministra disciplinas na pós graduação em gestão de pessoas da UNIFACOL e realiza palestras no âmbito das relações humanas, liderança e desenvolvimento profissional em escolas, faculdades, institutos, igrejas e empresas.

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